Τεκμηρίωση επιχειρηματικών συναλλαγών. Τεκμηρίωση επιχειρηματικών συναλλαγών

Το αρχικό στάδιο της λογιστικής είναι η τεκμηρίωση όλων των επιχειρηματικών συναλλαγών με τη σύνταξη πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Για την τεκμηρίωση των επιχειρηματικών συναλλαγών, οι μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν έντυπα που περιέχονται σε άλμπουμ ενοποιημένων μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης, τμηματικά έντυπα, καθώς και ανεξάρτητα αναπτυγμένα έντυπα που περιέχουν τις σχετικές υποχρεωτικές λεπτομέρειες που προβλέπονται από τον ομοσπονδιακό νόμο "για τη λογιστική". Η μορφή ενός τέτοιου εγγράφου πρέπει να εγκριθεί με τη σειρά σχετικά με τις λογιστικές πολιτικές. Οι εγγραφές των ολοκληρωμένων επιχειρηματικών συναλλαγών γίνονται στα λογιστικά μητρώα αυστηρά σε τεκμηριωμένη βάση.

Η τεκμηρίωση στη λογιστική χρησιμοποιείται ως μέθοδος πρωτογενούς εγγραφής και νομικής καταχώρησης παρατηρούμενων αντικειμένων, δηλ. μια μέθοδος πρωταρχικής αντανάκλασης της επιρροής των τετελεσμένων γεγονότων της οικονομικής ζωής στην κατάσταση των αντικειμένων λογιστικής παρατήρησης. Σε αυτό το στάδιο των λογιστικών εργασιών, το οποίο αντιπροσωπεύει το αρχικό στάδιο της συστημικής αντίληψης και καταγραφής μεμονωμένων συναλλαγών (γεγονότων), οι πληροφορίες στα πρωτογενή έγγραφα πρέπει να αντικατοπτρίζονται αξιόπιστα και να έχουν αποδεικτικά στοιχεία. Το λογιστικό παραστατικό πρέπει να συντάσσεται κατά τη στιγμή της επιχειρηματικής συναλλαγής και αν αυτό δεν είναι δυνατό, τότε να συντάσσεται αμέσως μετά το τέλος της επιχειρηματικής συναλλαγής.

Τα έγγραφα διαφέρουν τόσο ως προς τη μορφή όσο και ως προς τους δείκτες που καθορίζουν το περιεχόμενο των συναλλαγών που καταγράφονται σε αυτά. Οι κύριοι δείκτες των εγγράφων που χαρακτηρίζουν την ουσία των λειτουργιών ονομάζονται λεπτομέρειες.

Οι λεπτομέρειες είναι ένα στοιχείο πληροφοριών που φέρει ένα ανεξάρτητο φορτίο περιεχομένου (τύπος υλικού, μονάδα μέτρησης κ.λπ.). Οι λεπτομέρειες χωρίζονται σε ποιοτικές λεπτομέρειες (χαρακτηριστικά) και περιεχόμενο (δείκτες). Τα ποιοτικά (σήματα) στοιχεία εμφανίζουν λογιστικά αντικείμενα (όνομα υλικού κ.λπ.). λεπτομέρειες περιεχομένου - χαρακτηριστικά του λογιστικού αντικειμένου (βαθμός, τυπικό μέγεθος υλικού κ.λπ.).

Κατά την ομαδοποίηση των λογιστικών εγγράφων ανάλογα με το σκοπό τους, χωρίζονται σε διανομή, εκτελεστικά (απαλλακτικά), λογιστικά έγγραφα και συνδυασμένα.

Τα εκτελεστικά έγγραφα είναι έγγραφα που περιέχουν εντολή ή οδηγία για την εκτέλεση οποιασδήποτε επιχειρηματικής συναλλαγής. Αυτά περιλαμβάνουν διάφορες εντολές και γραπτές οδηγίες από τον επικεφαλής του οργανισμού και τους επικεφαλής των δομικών τμημάτων, εξουσιοδοτήσεις για τη λήψη υλικών περιουσιακών στοιχείων για τον οργανισμό, επιταγές για λήψη χρημάτων από την τράπεζα κ.λπ. Τα διοικητικά έγγραφα χρησιμεύουν ως βάση για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής ενέργειας και δεν περιέχουν επιβεβαίωση των γεγονότων των επιχειρηματικών συναλλαγών.

Τα εκτελεστικά (απαλλακτικά) έγγραφα επιβεβαιώνουν το τετελεσμένο γεγονός. Τέτοια έγγραφα περιλαμβάνουν εντολές παραλαβής για την καταχώριση της παραλαβής υλικών στην αποθήκη, δελτία παράδοσης, διάφορες αποδείξεις που αναφέρουν την παραλαβή τιμαλφών κ.λπ. Τα εκτελεστικά έγγραφα συντάσσονται τη στιγμή των συναλλαγών και αποτελούν τη βάση των λογιστικών αρχείων.

Τα λογιστικά έγγραφα δεν έχουν αυτοτελές νόημα. Καταρτίζονται με βάση διοικητικά και εκτελεστικά (απαλλακτικά) έγγραφα και αποτελούν τεχνικό μέσο συστηματοποίησης λογιστικών αρχείων.

Τα λογιστικά έγγραφα είναι επίσης έγγραφα που συντάσσονται από λογιστή για την κατάρτιση και απλοποίηση των λογιστικών αρχείων με σκοπό την περαιτέρω χρήση τους στη λογιστική διαδικασία (λογιστικές καταστάσεις, υπολογισμοί κ.λπ.). Τέτοια έγγραφα χρησιμοποιούνται μόνο στο λογιστικό τμήμα αυτού του οργανισμού. Το περιεχόμενο και οι μορφές αυτών των εγγράφων εξαρτώνται από τα τεχνικά μέσα που χρησιμοποιούνται στις λογιστικές εργασίες, την ουσία και τον κατάλογο δεικτών συνθετικής και αναλυτικής λογιστικής.

Τα συνδυασμένα έγγραφα είναι εκείνα που συνδυάζουν τα χαρακτηριστικά πολλών τύπων εγγράφων - για παράδειγμα, τα χαρακτηριστικά των διοικητικών εγγράφων για τη διενέργεια επιχειρηματικών συναλλαγών και τα εκτελεστικά έγγραφα που πιστοποιούν το γεγονός της λειτουργίας, για παράδειγμα, απαιτήσεις για την αποδέσμευση υλικών από μια αποθήκη, μια εντολή εργασίας. Η εντολή χρέωσης μετρητών είναι ταυτόχρονα διοικητικό, εκτελεστικό και λογιστικό έγγραφο. Η χρήση συνδυασμένων εγγράφων στη λογιστική πρακτική είναι πολύ συνηθισμένη.

Κατά την ομαδοποίηση των λογιστικών εγγράφων σύμφωνα με τον όγκο των επιχειρηματικών συναλλαγών που αντικατοπτρίζονται (η σειρά σχηματισμού), γίνεται διάκριση μεταξύ πρωτογενών και συνοπτικών εγγράφων.

Πρωτεύοντα έγγραφα είναι εκείνα που τεκμηριώνουν τα γεγονότα της οικονομικής ζωής τη στιγμή της εμφάνισής τους. Αυτά τα έγγραφα βρίσκονται στην αρχή της τεχνολογικής αλυσίδας της λογιστικής διαδικασίας. Αποτελούν τη βάση της πρωτογενούς λογιστικής, επειδή το γεγονός της οικονομικής ζωής καταγράφεται στο πρωτογενές έγγραφο μέσω προκαταρκτικής παρατήρησης και μέτρησης. Τα κύρια περιλαμβάνουν τα περισσότερα από τα λογιστικά έγγραφα που επισημοποιούν τις επιχειρηματικές συναλλαγές (για παράδειγμα, αποδείξεις μετρητών και χρεωστικές εντολές, πράξεις παραλαβής, τιμολόγια κ.λπ.).

Τα συγκεντρωτικά έγγραφα καταγράφουν δεδομένα σχετικά με τα γεγονότα της οικονομικής ζωής από διάφορα πρωτογενή έγγραφα. Η χρήση ενοποιημένων εγγράφων συνδέεται με την ανάγκη να συνοψιστούν δεδομένα από πρωτεύοντα έγγραφα και να ληφθούν συγκεντρωτικοί δείκτες ή να ληφθούν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τις επιχειρηματικές συναλλαγές που καταγράφονται και να αντικατοπτρίζονται λογιστικά στις κατάλληλες ενότητες. Ένα παράδειγμα συνοπτικού εγγράφου θα μπορούσε να είναι οι εκθέσεις ταμείου (αναφορές μετρητών), οι οποίες συνοψίζουν πληροφορίες σχετικά με εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών και έγγραφα που επισυνάπτονται σε αυτές. εκθέσεις εμπορευμάτων που συντάσσονται με βάση πρωτογενή έγγραφα σχετικά με την παραλαβή και τη δαπάνη υλικών περιουσιακών στοιχείων κ.λπ.

Σύμφωνα με τη μέθοδο χρήσης, τα έγγραφα χωρίζονται σε εφάπαξ και σωρευτικά.

Τα εφάπαξ έγγραφα είναι αυτά που χρησιμοποιούνται μόνο για εφάπαξ εγγραφή και αντανάκλαση επιχειρηματικών συναλλαγών: εισπράξεις και δαπάνες μετρητών, απαιτήσεις για την αποδέσμευση υλικών από την αποθήκη. (Παράρτημα 1)

Τα σωρευτικά έγγραφα είναι έγγραφα που χρησιμοποιούνται για επαναλαμβανόμενη εγγραφή και αντανάκλαση ομοιογενών επιχειρηματικών συναλλαγών για μια χρονική περίοδο (για μια εβδομάδα, μια δεκαετία, ένα μήνα): κάρτες ορίων. κάρτες ορίων παραλαβής που χρησιμοποιούνται για την επισημοποίηση της αποδέσμευσης υλικών από την αποθήκη στον ίδιο παραλήπτη - εργαστήριο, χώρο παραγωγής. εκθέσεις παραγωγής δύο εβδομάδων κ.λπ. Η χρήση σωρευτικών εγγράφων συμβάλλει στη σημαντική μείωση της τεκμηρίωσης.

Ανάλογα με τον τόπο προετοιμασίας, τα έγγραφα χωρίζονται σε εξωτερικά και εσωτερικά.

Τα εξωτερικά έγγραφα θεωρούνται έγγραφα που συντάσσονται εκτός των ορίων ενός δεδομένου οργανισμού, δηλ. έγγραφα που λαμβάνονται από άλλους οργανισμούς: τιμολόγια - αιτήσεις πληρωμής από προμηθευτές. τραπεζικές καταστάσεις για λογαριασμούς τρεχούμενου και ξένου νομίσματος· εκτελεστικά δικαστήρια κ.λπ.

Τα εσωτερικά έγγραφα είναι έγγραφα που, ανεξάρτητα από τον σκοπό τους, συντάσσονται σε έναν δεδομένο οργανισμό.

Μόνο τα σωστά εκτελεσμένα έγγραφα (ενοποιημένα ή αναπτυγμένα εντός του οργανισμού) γίνονται δεκτά για λογιστική.

Ενοποιημένα είναι τα τυποποιημένα έγγραφα που εγκρίνονται με τον προβλεπόμενο τρόπο και προορίζονται για την καταχώριση ομότιμων επιχειρηματικών συναλλαγών σε όλες τις επιχειρηματικές οντότητες: εντολές παραλαβής και εξόδων, προκαταβολές, τιμολόγια - αιτήματα πληρωμής κ.λπ. Είναι υποχρεωτικά για χρήση από όλους οργανισμών, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας τους και τους τύπους δραστηριοτήτων των οργανισμών.

Η ενοποίηση των μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης έχει μεγάλη σημασία για τη βελτίωση της λογιστικής, καθώς θεσπίζει και ενοποιεί ενιαίες απαιτήσεις για την τεκμηρίωση των οικονομικών δραστηριοτήτων των οργανισμών. Ενοποιημένες μορφές πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης μπορούν να συνταχθούν σε χαρτί ή μέσα υπολογιστή. Η κυβέρνηση της Ρωσικής Ομοσπονδίας, με την απόφαση της 8ης Ιουλίου 1997 αριθ. και τις ηλεκτρονικές τους εκδόσεις. Τα έγγραφα που συντάσσονται με αυτοματοποιημένη μέθοδο απαιτούν ειδική επιβεβαίωση των ληφθέντων δεδομένων, η οποία επιτυγχάνεται με την εκτύπωση αντιγράφων εγγράφων σε χαρτί και την υπογραφή επίσημων υπογραφών που προβλέπονται στα σχετικά έντυπα εγγράφων. Η νομική απόδειξη ενός εγγράφου που αποθηκεύεται, υποβάλλεται σε επεξεργασία και μεταδίδεται με τη χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων πληροφοριών και τηλεπικοινωνιών μπορεί επίσης να επιβεβαιωθεί με ηλεκτρονική ψηφιακή (κωδική) υπογραφή σύμφωνα με την ισχύουσα διαδικασία. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, όταν έγγραφα, η μορφή των οποίων δεν παρουσιάζεται σε άλμπουμ ενιαίων μορφών, αποκτούν νομικά αποδεικτικά στοιχεία παρουσία των υποχρεωτικών στοιχείων που καθορίζονται από τον ομοσπονδιακό νόμο "για τη λογιστική".

Κατά την τεκμηρίωση των επιχειρηματικών συναλλαγών, τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται σε καλή ποιότητα και να περιέχουν αξιόπιστα δεδομένα για τον όγκο και το χρονοδιάγραμμα των επιχειρηματικών συναλλαγών. Οι υπάλληλοι που υπέγραψαν το έγγραφο είναι υπεύθυνοι για την ακρίβεια των δεδομένων.

Τα έγγραφα πρέπει να συμπληρώνονται καθαρά, καθαρά, με μελάνι ή με τεχνικά μέσα. Δεν επιτρέπουν διαγραφές ή μη εξουσιοδοτημένες μεθόδους διόρθωσης γραπτών δεδομένων. Τα λάθη που γίνονται στα έγγραφα πρέπει να διορθώνονται διαγράφοντας το λανθασμένο κείμενο ή αριθμό με μία γραμμή, έτσι ώστε να είναι δυνατή η ανάγνωση των διορθωμένων δεδομένων και των σωστών δεδομένων που γράφτηκαν παραπάνω. Η διόρθωση του λάθους πρέπει να συμφωνηθεί και να επιβεβαιωθεί με την υπογραφή των προσώπων που υπογράφουν το έγγραφο, αναφέροντας την ημερομηνία που έγινε η διόρθωση. Σε μια σειρά εγγράφων (τραπεζικά, μετρητά) δεν επιτρέπονται διορθώσεις. Η εγγραφή τους ρυθμίζεται από τη Διαδικασία για τη διενέργεια συναλλαγών σε μετρητά στη Ρωσική Ομοσπονδία. εγκεκριμένο από την Κεντρική Τράπεζα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (CBRF). Έτσι, στα λογιστικά έγγραφα για την παραλαβή και την έκδοση χρημάτων, το ποσό αναγράφεται όχι μόνο με αριθμούς, αλλά και με λέξεις και η εγγραφή ξεκινά με κεφαλαίο γράμμα για αποφυγή προσθηκών. Αυτή η διαδικασία ισχύει επίσης για λογιστικά έγγραφα για την αποδέσμευση ουσιωδών περιουσιακών στοιχείων.

Καθιερώνεται ειδικός έλεγχος για την έκδοση ορισμένων λογιστικών εγγράφων με τη συμπλήρωση θυρίδων επιταγών, αποδείξεων παραγγελιών και έκδοση αντιγράφων εγγράφων. Ο έλεγχος αυτός διενεργείται για να αποτραπεί η διάπραξη εσφαλμένων και παράνομων συναλλαγών και να αποτραπούν, ει δυνατόν, περιπτώσεις υπεξαίρεσης, κλοπών και άλλων καταχρήσεων από υπαλλήλους.

Για να διασφαλιστεί ότι τα ίδια έγγραφα δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν δύο φορές, ορισμένα από αυτά υπόκεινται σε ακύρωση, για παράδειγμα, εντολές μετρητών, εξουσιοδοτήσεις κ.λπ. ημερομηνία. Η σφραγίδα «Επιστρέφεται» τερματίζει την ισχύ όλων των τραπεζικών εγγράφων, καθώς και των λογιστικών εγγράφων που σχετίζονται με τον υπολογισμό και την πληρωμή των μισθών.

Τα λογιστικά έγγραφα που συντάσσονται με τον προβλεπόμενο τρόπο μεταφέρονται στο λογιστήριο για περαιτέρω επεξεργασία και προβληματισμό στη λογιστική των πράξεων που εκτελούνται από αυτά. Μετά τη χρήση, τα έγγραφα μεταφέρονται για αποθήκευση στο αρχείο.

Η διαδικασία διακίνησης των λογιστικών εγγράφων από τη στιγμή της εξαγωγής τους (σύνταξη, εμφάνιση), λειτουργική χρήση, λογιστική επεξεργασία, καταχώριση στα λογιστικά μητρώα και μέχρι την κατάθεσή τους στο αρχείο για αποθήκευση ονομάζεται ροή εγγράφων.

Η οργάνωση της ροής εγγράφων περιλαμβάνει την ανάπτυξη σχημάτων και χρονοδιαγραμμάτων για την κίνηση των λογιστικών εγγράφων. Τα χρονοδιαγράμματα δημιουργούν μια λίστα εγγράφων που υποδεικνύουν ποιος συντάσσει ποια έγγραφα, σε ποιον και πού τα μεταβιβάζει για έλεγχο, επεξεργασία και ομαδοποίηση.

Ένα έγγραφο είναι ένα πληροφοριακό μήνυμα (πιστοποιητικό) κωδικοποιημένο με συγκεκριμένο τρόπο και καταγεγραμμένο σε ειδικό μέσο, ​​το οποίο πιστοποιεί ότι ένα γεγονός της οικονομικής ζωής είτε υπάρχει, έχει διαπραχθεί, είτε θα έπρεπε να διαπραχθεί.

Τα κύρια λογιστικά έγγραφα είναι γραπτή απόδειξη μιας ολοκληρωμένης επιχειρηματικής συναλλαγής ή που δίνουν το δικαίωμα διενέργειας της. Σύμφωνα με το Νόμο «Σχετικά με τη Λογιστική» της 6ης Δεκεμβρίου 2011 No. 402-FZ, όλες οι επιχειρηματικές συναλλαγές πρέπει να αντικατοπτρίζονται στη λογιστική με βάση τα έγγραφα πηγής.

Από την 1η Ιανουαρίου 2013, τα έντυπα πρωτογενών λογιστικών εγγράφων που περιέχονται σε λευκώματα ενιαίων μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης δεν είναι υποχρεωτικά για χρήση. Ταυτόχρονα, οι μορφές εγγράφων που χρησιμοποιούνται ως κύρια λογιστικά έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί από εξουσιοδοτημένους φορείς σύμφωνα με και βάσει άλλων ομοσπονδιακών νόμων (για παράδειγμα, έγγραφα μετρητών) εξακολουθούν να είναι υποχρεωτικές για χρήση (πληροφορίες του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας Ν ΠΖ-10/2012).

Κάθε γεγονός της οικονομικής ζωής υπόκειται σε καταχώριση με πρωτεύον λογιστικό έγγραφο. Δεν επιτρέπεται η αποδοχή για λογιστικά έγγραφα εγγράφων που τεκμηριώνουν γεγονότα της οικονομικής ζωής που δεν έχουν πραγματοποιηθεί, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που υποκρύπτουν φανταστικές και εικονικές συναλλαγές.

Τα απαιτούμενα στοιχεία του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου είναι:

1) όνομα του εγγράφου·

2) ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου.

3) το όνομα της οικονομικής οντότητας που συνέταξε το έγγραφο·

5) η αξία της φυσικής και (ή) νομισματικής μέτρησης ενός γεγονότος της οικονομικής ζωής, υποδεικνύοντας τις μονάδες μέτρησης·

6) το όνομα της θέσης του ατόμου (των προσώπων) που ολοκλήρωσε τη συναλλαγή, τη λειτουργία και το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεσή της ή το όνομα της θέσης του ατόμου ή των υπευθύνων για την εκτέλεση του τετελεσμένου γεγονότος ;

7) υπογραφές των προσώπων που είναι υπεύθυνα για τη διεξαγωγή των επιχειρήσεων, αναφέροντας τα επώνυμα και τα αρχικά τους ή άλλα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την ταυτοποίηση αυτών των προσώπων.

Το πρωτογενές λογιστικό έγγραφο πρέπει να συντάσσεται όταν διαπράττεται ένα γεγονός της οικονομικής ζωής και αν αυτό δεν είναι δυνατό, αμέσως μετά την ολοκλήρωσή του. Ο υπεύθυνος για την καταχώριση του γεγονότος της οικονομικής ζωής διασφαλίζει την έγκαιρη μεταφορά των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων για την εγγραφή των στοιχείων που περιέχονται σε αυτά στα λογιστικά μητρώα, καθώς και την αξιοπιστία αυτών των στοιχείων. Το πρόσωπο στο οποίο έχει ανατεθεί η τήρηση λογιστικών αρχείων και το πρόσωπο με το οποίο έχει συναφθεί συμφωνία για την παροχή λογιστικών υπηρεσιών δεν ευθύνονται για τη συμμόρφωση των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων που καταρτίζονται από άλλα πρόσωπα με τετελεσμένα γεγονότα της οικονομικής ζωής.

Οι μορφές των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων καθορίζονται από τον επικεφαλής της οικονομικής οντότητας μετά από σύσταση του υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για την τήρηση λογιστικών αρχείων. Οι μορφές πρωτογενών λογιστικών εγγράφων για οργανισμούς του δημόσιου τομέα καθορίζονται σύμφωνα με τη νομοθεσία περί προϋπολογισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο της 04/06/2011 N 63-FZ «Σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές» (όπως τροποποιήθηκε στις 07/02/2013) σε περιπτώσεις όπου οι ομοσπονδιακοί νόμοι και άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις που τέθηκαν σε ισχύ πριν από την 1η Ιουλίου 2013 προβλέπουν για τη χρήση ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής, χρησιμοποιείται βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή.

Το κύριο λογιστικό έγγραφο συντάσσεται σε χαρτί και (ή) με τη μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου υπογεγραμμένου με ηλεκτρονική υπογραφή.

Εάν η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή μια συμφωνία προβλέπει την υποβολή πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου σε άλλο πρόσωπο ή σε κρατικό φορέα σε χαρτί, μια οικονομική οντότητα υποχρεούται, κατόπιν αιτήματος άλλου προσώπου ή κρατικού φορέα, με δικά της έξοδα , να παράγει σε χαρτί αντίγραφα του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου που έχει συνταχθεί σε έγγραφο ηλεκτρονικής μορφής.

Διορθώσεις επιτρέπονται στο κύριο λογιστικό έγγραφο, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από ομοσπονδιακούς νόμους ή κανονιστικές νομικές πράξεις των κρατικών ρυθμιστικών φορέων λογιστικής. Η διόρθωση στο πρωτεύον λογιστικό έγγραφο πρέπει να περιέχει την ημερομηνία της διόρθωσης, καθώς και τις υπογραφές των προσώπων που συνέταξαν το έγγραφο στο οποίο έγινε η διόρθωση, αναφέροντας τα επώνυμα και τα αρχικά τους ή άλλα στοιχεία απαραίτητα για την αναγνώριση αυτών των προσώπων.

Εάν, σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, κατασχεθούν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της μορφής ηλεκτρονικού εγγράφου, αντίγραφα των κατασχεθέντων εγγράφων, που έχουν γίνει με τον τρόπο που ορίζει η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, περιλαμβάνονται στο τα λογιστικά έγγραφα.

Ο κατάλογος των προσώπων που εξουσιοδοτούνται να υπογράφουν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα εγκρίνεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης σε συμφωνία με τον επικεφαλής λογιστή.

Είδη ελέγχων λογιστικών εγγράφων.Όλα τα κύρια έγγραφα που λαμβάνονται από το λογιστικό τμήμα πρέπει να ελέγχονται σε μορφή, αριθμητική και ουσιαστικά - αυτό είναι ένα από τα στάδια της λογιστικής επεξεργασίας. Κατά τη διάρκεια ενός επίσημου ελέγχου, προσδιορίζεται εάν χρησιμοποιήθηκε ένα έντυπο του κατάλληλου εντύπου, εάν υποδεικνύονται όλες οι απαραίτητες λεπτομέρειες, εάν το έγγραφο περιέχει τις απαραίτητες υπογραφές, εάν υπάρχουν σβησίματα, κηλίδες και απροσδιόριστες διορθώσεις. Ένας έλεγχος καταμέτρησης σάς επιτρέπει να διαπιστώσετε την ορθότητα των αριθμητικών υπολογισμών και των φορολογικών αποτελεσμάτων. Σκοπός του ουσιαστικού ελέγχου είναι να διαπιστωθεί η νομιμότητα και η σκοπιμότητα της επιχειρηματικής συναλλαγής που καταγράφεται στο έγγραφο. Ταυτόχρονα, ελέγχεται επίσης εάν η επέμβαση αυτή έγινε πράγματι και στον καθορισμένο βαθμό. Εάν εντοπιστούν σφάλματα σε μετρητά και τραπεζικά έγγραφα, θα πρέπει να ξαναγραφούν· δεν επιτρέπονται διορθώσεις. Δεν επιτρέπεται η διενέργεια συναλλαγών που αντιβαίνουν στον νόμο και την καθιερωμένη διαδικασία διακίνησης κεφαλαίων και άλλων τιμαλφών.

Μέθοδοι δοκιμής:

· στερεό

· επιλεκτική

Συνεχή, βέβαια, αυτά είναι όλα τα πρωτογενή δεδομένα για την υπό εξέταση περίοδο. Κατά τη διάρκεια των ελέγχων, συνήθως καλύπτει το ταμείο, την τράπεζα, τον μισθό της διοίκησης και τον αρχιλογιστή.

Επιλεκτική μέθοδος - έλεγχος ενός συγκεκριμένου μέρους μιας σειράς εγγράφων, εάν, για παράδειγμα, πρόκειται για εκ των προτέρων εκθέσεις, τότε κατά την κρίση του επιθεωρητή, έγγραφα για ακόμη μήνες, για ένα ορισμένο τρίμηνο ή αναφορές από αυτόν και αυτόν τον αριθμό σε τέτοιους και τέτοια μπορούν να επιλεγούν, γενικά, όλα εξαρτώνται από τη φαντασία του επιθεωρητή και τον βαθμό στον οποίο παραδέχεται ότι μπορεί να έχετε λάθη και παραβάσεις σε αυτόν τον τομέα (ο λεγόμενος βαθμός κινδύνου ελέγχου).

Όσο για τις μεθόδους.

1. Έλεγχος του ίδιου του εγγράφου:

ü διαθεσιμότητα υποχρεωτικών στοιχείων - ημερομηνία, υπογραφές υπευθύνων, περιεχόμενο συναλλαγής κ.λπ.

ü λογικός έλεγχος - σύγκριση του περιεχομένου της λειτουργίας και του κόστους. αντικατοπτρίζονται τα φυσικά χαρακτηριστικά με την ποσότητα του εγγράφου. την ημερομηνία του εγγράφου και την περίοδο στην οποία επισυνάπτεται·

ü τη νομιμότητα της πράξης ή την οικονομική της σκοπιμότητα·

ü αριθμητικός έλεγχος - εάν τα σύνολα συμβαδίζουν με το άθροισμα των θέσεων, ο κύκλος εργασιών στα περιοδικά με τον κύκλο εργασιών στο γενικό καθολικό κ.λπ.

2. Απογραφή - σύγκριση λογιστικών στοιχείων με πραγματική διαθεσιμότητα.

3. Αναλυτικές διαδικασίες - πολλές διαφορετικές τεχνικές, για παράδειγμα, σύγκριση όγκων παραγωγής και κατανάλωσης πόρων: ηλεκτρική ενέργεια, υλικά κ.λπ.

4. Χρήση εξωτερικών πηγών πληροφόρησης - αντέλεγχος (έγγραφα και (ή) πληροφορίες ζητούνται από αντισυμβαλλόμενους, ρυθμιστικές αρχές).

Ροή εγγράφωνείναι ένα σύστημα δημιουργίας, ερμηνείας, μετάδοσης, λήψης και αρχειοθέτησης εγγράφων σε έναν οργανισμό από τη στιγμή που δημιουργούνται ή λαμβάνονται μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσης ή της αποστολής. Το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων ελέγχει την εκτέλεση εργασιών με έγγραφα και προστατεύει την τεκμηρίωση από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Ροή εγγράφωνείναι ένα από τα εργαλεία διαχείρισης της επιχείρησης που χρησιμεύει για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών πληροφοριών τόσο εντός της επιχείρησης (μεταξύ εργαζομένων της επιχείρησης) όσο και με εξωτερικούς εργολάβους. Υπάρχει επίσης μια τέτοια έννοια όπως η "γραφική εργασία", η οποία χρησιμοποιείται συχνά ως συνώνυμο του όρου "ροή εγγράφων", αλλά θα πρέπει να διαχωριστούν. Η τήρηση αρχείων είναι ένα σύνολο δραστηριοτήτων σε έναν οργανισμό για την παροχή υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση. Ο όρος «ροή εγγράφων», με τη σειρά του, περιγράφει την κίνηση των εγγράφων στο πλαίσιο της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση.

Ροή εγγράφωνσε έναν οργανισμό μπορεί να είναι είτε συγκεντρωτικός είτε να εκπροσωπείται σε επίπεδο συγκεκριμένων τμημάτων. Στην κεντρική ροή εγγράφων, λαμβάνονται υπόψη τρεις κύριοι τύποι εγγράφων: εισερχόμενα (από εξωτερικούς εργολάβους), εξερχόμενα (από τμήματα) και εσωτερικά (για διανομή εντός του οργανισμού).

Υπάρχουν πολλά κύρια στάδια ροή εγγράφων:

ü Σύνταξη εγγράφου (κατά την εκτέλεση επιχειρηματικής συναλλαγής)

ü Μεταφορά στο λογιστήριο

ü Έλεγχος αποδεκτών εγγράφων από λογιστή

ü Φορολογία, ομαδοποίηση και συστηματοποίηση παραστατικών στη λογιστική

ü Κατάθεση στο αρχείο (το τελευταίο στάδιο του κύκλου ζωής του εγγράφου στο πλαίσιο της ροής εγγράφων)

Το κύριο πρόβλημα επικοινωνίας μιας επιχείρησης μεσαίου επιπέδου είναι το πρόβλημα που σχετίζεται με ροή εγγράφων. Η ροή εγγράφων μπορεί να είναι κακής ποιότητας, αναξιόπιστη, μη τυπική κ.λπ. Αυτά τα προβλήματα αποτελούν πηγή απώλειας πληροφοριών, μη παραγωγική δαπάνη πόρων της επιχείρησης, η οποία τελικά οδηγεί σε οικονομικές απώλειες. Ένα μέσο ρύθμισης (κανονικοποίησης) της αλληλεπίδρασης σε μια τέτοια επιχείρηση είναι η βελτιστοποίηση της ροής εγγράφων και η επακόλουθη αυτοματοποίησή της, δηλ. Δημιουργία ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων (ή EDMS). Ταυτόχρονα, η αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων συμβαίνει συχνά παράλληλα με τη δημιουργία και την αυτοματοποίηση της λογιστικής στην επιχείρηση.

Τα συστήματα αυτοματισμού ροής εγγράφων άρχισαν να χρησιμοποιούνται ευρέως στο εξωτερικό νωρίτερα από ό,τι στη Ρωσία· κατά συνέπεια, η δική τους ορολογία έχει αναπτυχθεί για να περιγράφει διάφορους τομείς της ροής ηλεκτρονικών εγγράφων. Υπάρχει μια ολόκληρη κατηγορία προϊόντων για την αυτοματοποίηση εγγράφων, τα λεγόμενα συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων ή EDMS.

Στην πιο διαδεδομένη πλατφόρμα στη Ρωσία "1C:Enterprise 8.2." Πλήρης ροή εγγράφων σε 1Cεμφανίστηκε μαζί με τη δημιουργία της πλατφόρμας 1C:Enterprise 8, όταν η διανομή της οικογένειας προγραμμάτων 1C αναπροσανατολίστηκε από τα μικρά σε μεσαία και εταιρικά τμήματα των επιχειρήσεων. Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφωνείναι χαρακτηριστικό ενός πλήρους πληροφοριακού συστήματος.

Τα προϊόντα λογισμικού στην πλατφόρμα 1C είναι παραδοσιακά ισχυρά στον τομέα της λογιστικής και της διαχείρισης. Εξαιτίας αυτού ροή εγγράφων σε 1Cέχει μια σειρά από πρόσθετα πλεονεκτήματα. Αυτά περιλαμβάνουν την πλήρη ενοποίηση με λογιστικά δεδομένα - έγγραφα και βιβλία αναφοράς, χωρίς τα οποία είναι αδύνατη η οικοδόμηση ενός συστήματος ολοκληρωμένης αυτοματοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Υπάρχει ένας αριθμός τυπικών εφαρμογών για το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων στο 1C, για παράδειγμα, αυτοματοποίηση συμβατικών εργασιών. Αλλά η λύση τέτοιων εργασιών όπως η ροή εγγράφων προσωπικού, η εργασία με επαγγελματικά ταξίδια και εκ των προτέρων, αιτήματα για κεφάλαια, διαδικασίες υποστήριξης πωλήσεων, προμηθειών, παραγωγής και ροής εγγράφων αποθήκης μπορεί να επιλυθεί μόνο σε ένα ενοποιημένο σύστημα πληροφοριών με ένα λογιστικό πρόγραμμα. Για παράδειγμα, στην πλατφόρμα 1C 8.2. το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων ": Διαχείριση Διαδικασιών" μπορεί να λειτουργήσει σε μια ενιαία βάση δεδομένων με το προϊόν "1C: Διαχείριση μισθών και προσωπικού" ή "1C: Διαχείριση επιχειρήσεων παραγωγής", το οποίο σας επιτρέπει να επιλύετε συνολικά και τις δύο λειτουργικές εργασίες (για παράδειγμα, πρόσληψη ) και λογιστική (σε δεδουλευμένη αμοιβή) και διαχείριση (λήψη κινητήριας απόφασης για αύξηση μισθού ή πρόστιμο) και καθήκοντα αλληλεπίδρασης και μεταφοράς πληροφοριών (διαβίβαση εγγράφου κατά μήκος της διαδρομής, που σχετίζεται με την έγκαιρη ειδοποίηση όλων των ενδιαφερόμενων συμμετεχόντων στη διαδικασία σύμφωνα με προηγουμένως εγκεκριμένη διαδικασία). Η λειτουργικότητα των προϊόντων λογισμικού που επιλύουν προβλήματα αλληλεπίδρασης είναι επίσης στάνταρ για συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

Ο έλεγχος των πόρων της επιχείρησης, η διαχείριση και η οργάνωση της σωστής εργασίας των τμημάτων, η βελτιστοποίηση και η βελτίωση του έργου της επιχείρησης επιλύονται με τη χρήση ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Τα έντυπα των πρωτογενών εγγράφων που ταξινομούνται ως αυστηρά έντυπα αναφοράς πρέπει να είναι αριθμημένα με τη σειρά που καθορίζουν τα υπουργεία και τα τμήματα (αρίθμηση, τυπογραφική μέθοδος).

Την ευθύνη για την έγκαιρη και σωστή προετοιμασία των εγγράφων, για την ακρίβεια των στοιχείων, καθώς και για την έγκαιρη διαβίβαση των εγγράφων στο λογιστήριο την έχουν τα πρόσωπα που συνέταξαν και υπέγραψαν τα έγγραφα αυτά.

Οι κανόνες για τη ροή εγγράφων και η τεχνολογία επεξεργασίας λογιστικών πληροφοριών εγκρίνονται ως μέρος της λογιστικής πολιτικής που υιοθετεί η επιχείρηση. Για την ορθολογική οργάνωση της ροής εγγράφων σε μια επιχείρηση, ένα πρόγραμμα ροής εγγράφων πρέπει να εγκριθεί με εντολή (οδηγία) του διαχειριστή. Ο έλεγχος της συμμόρφωσης των εκτελεστών με το χρονοδιάγραμμα ροής εγγράφων διενεργείται από τον επικεφαλής λογιστή της επιχείρησης.

Λογιστικά μητρώα.Τα δεδομένα που περιέχονται στα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα υπόκεινται σε έγκαιρη εγγραφή και συσσώρευση στα λογιστικά μητρώα.

Λογιστικά μητρώα - βιβλία, κάρτες, περιοδικά ή μεμονωμένα φύλλα που λαμβάνονται με χρήση τεχνολογίας υπολογιστών, μαγνητικές ταινίες, δίσκοι, δισκέτες και άλλα μέσα υπολογιστών που προορίζονται για συστηματοποίηση και συσσώρευση πληροφοριών που περιέχονται σε πρωτογενή έγγραφα που γίνονται δεκτά για λογιστική, για προβληματισμό σε λογιστικούς λογαριασμούς και χρηματοοικονομικά δηλώσεις. Κατά τη διατήρηση λογιστικών μητρώων σε μέσα υπολογιστή, πρέπει να είναι δυνατή η εξαγωγή τους σε έντυπα μέσα.

Δεν επιτρέπονται παραλείψεις ή αναλήψεις κατά την εγγραφή λογιστικών αντικειμένων σε λογιστικά μητρώα, εγγραφή φανταστικών και προσποιημένων λογιστικών αντικειμένων σε λογιστικά μητρώα. Ένα φανταστικό λογιστικό αντικείμενο νοείται ως ένα ανύπαρκτο αντικείμενο που αντικατοπτρίζεται στη λογιστική μόνο για εμφάνιση (συμπεριλαμβανομένων μη πραγματοποιηθέντων δαπανών, ανύπαρκτων υποχρεώσεων, γεγονότων οικονομικής ζωής που δεν έλαβαν χώρα)· ένα προσποιημένο λογιστικό αντικείμενο νοείται ως αντικείμενο αντικατοπτρίζεται στη λογιστική αντί για άλλο αντικείμενο με σκοπό την απόκρυψή του (συμπεριλαμβανομένων των εικονικών συναλλαγών). Τα αποθεματικά, τα κεφάλαια που προβλέπονται από τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας και το κόστος δημιουργίας τους δεν είναι φανταστικά λογιστικά αντικείμενα.

Η λογιστική διενεργείται με διπλή εγγραφή στους λογιστικούς λογαριασμούς, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από τα ομοσπονδιακά πρότυπα. Δεν επιτρέπεται η τήρηση λογιστικών λογαριασμών εκτός των λογιστικών μητρώων που χρησιμοποιεί η οικονομική οντότητα.

Υποχρεωτικά στοιχεία του λογιστικού μητρώου είναι:

1) όνομα του μητρώου·

2) το όνομα της οικονομικής οντότητας που συνέταξε το μητρώο·

3) την ημερομηνία έναρξης και λήξης της τήρησης του μητρώου και (ή) την περίοδο για την οποία καταρτίστηκε το μητρώο·

4) χρονολογική και (ή) συστηματική ομαδοποίηση λογιστικών αντικειμένων.

5) η νομισματική μέτρηση των λογιστικών αντικειμένων που υποδεικνύουν τη μονάδα μέτρησης.

6) ονόματα θέσεων των προσώπων που είναι υπεύθυνα για την τήρηση του μητρώου·

7) υπογραφές των προσώπων που είναι υπεύθυνα για την τήρηση του μητρώου, αναφέροντας τα επώνυμά τους και τα αρχικά τους ή άλλα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την αναγνώριση αυτών των προσώπων.

Τα έντυπα των λογιστικών μητρώων εγκρίνονται από τον επικεφαλής μιας οικονομικής οντότητας μετά από σύσταση του υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για την τήρηση λογιστικών αρχείων. Οι μορφές λογιστικών μητρώων για οργανισμούς του δημόσιου τομέα καθορίζονται σύμφωνα με τη νομοθεσία περί προϋπολογισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο της 04/06/2011 N 63-FZ (όπως τροποποιήθηκε στις 07/02/2013), σε περιπτώσεις όπου οι ομοσπονδιακοί νόμοι και άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις που τέθηκαν σε ισχύ πριν από την 1η Ιουλίου 2013 προβλέπουν τη χρήση μια ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή, μια ενισχυμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή.

Το λογιστικό μητρώο καταρτίζεται σε χαρτί και (ή) με τη μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου υπογεγραμμένου με ηλεκτρονική υπογραφή.

Εάν η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή μια συμφωνία προβλέπει την υποβολή λογιστικού μητρώου σε άλλο πρόσωπο ή σε κυβερνητικό φορέα σε χαρτί, μια οικονομική οντότητα υποχρεούται, κατόπιν αιτήματος άλλου προσώπου ή κρατικού φορέα, να προσκομίσει, ιδία δαπάνη, σε χαρτί, αντίγραφα του λογιστικού μητρώου που συντάσσονται σε ηλεκτρονική μορφή.έγγραφο.

Δεν επιτρέπονται διορθώσεις στο λογιστικό μητρώο που δεν είναι εξουσιοδοτημένες από τους υπεύθυνους για την τήρηση του καθορισμένου μητρώου. Μια διόρθωση στο λογιστικό μητρώο πρέπει να περιέχει την ημερομηνία της διόρθωσης, καθώς και τις υπογραφές των υπευθύνων για την τήρηση αυτού του μητρώου, αναφέροντας τα επώνυμά τους και τα αρχικά τους ή άλλα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την αναγνώριση αυτών των προσώπων.

Εάν, σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, κατασχεθούν λογιστικά μητρώα, συμπεριλαμβανομένης της μορφής ηλεκτρονικού εγγράφου, αντίγραφα των κατασχεθέντων μητρώων, που έχουν γίνει με τον τρόπο που ορίζει η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, περιλαμβάνονται στη λογιστική έγγραφα.

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο λογιστικής, βασίζεται στην τεκμηρίωση, όπου τα έγγραφα χρησιμεύουν ως κύριοι φορείς λογιστικών πληροφοριών (ολοκληρωμένες επιχειρηματικές συναλλαγές). Η ομαδοποίηση, η γενίκευση και η συσσώρευση των ημερήσιων συναλλαγών πραγματοποιούνται σε λογιστικά μητρώα που αναπτύσσονται από επιχειρήσεις σύμφωνα με τις γενικές μεθοδολογικές αρχές. Τα μητρώα κατά εμφάνιση χωρίζονται σε κάρτες, δωρεάν φύλλα και βιβλία, κατά περιεχόμενο - σε μητρώα αναλυτικής, συνθετικής λογιστικής και συνδυαστικά, δηλ. συνδυάζουν αυτούς τους δύο τύπους λογιστικής.

Ταξινόμηση εγγράφων.Η σύνθεση και η ανάλυση της δομής των εγγράφων σε αυτή τη βάση καθιστούν δυνατή την αξιολόγηση της αναλογίας των όγκων της εσωτερικής και εξωτερικής ροής εγγράφων στον οργανισμό, την ανάλυση του βαθμού αυτονομίας των δραστηριοτήτων της επιχείρησης (υπολογίζοντας την αναλογία των εισερχόμενων μονάδων πληροφορίες και εσωτερικές πληροφορίες), και αξιολογήστε τη δραστηριότητα της κυκλοφορίας του οργανισμού στο εξωτερικό περιβάλλον (με βάση την αναλογία εξερχόμενων εγγράφων).

Με σκοπότα έγγραφα χωρίζονται σε διοικητικά, εκτελεστικά, συνδυασμένα και λογιστικά έγγραφα.

ΔιοικητικόςΤα έγγραφα περιέχουν εντολές, οδηγίες σχετικά με την παραγωγή, την εκτέλεση ορισμένων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων (εντολές του επικεφαλής της επιχείρησης και πρόσωπα εξουσιοδοτημένα από αυτόν για την εκτέλεση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων).

Εκτελεστικά έγγραφαπιστοποιούν το γεγονός των επιχειρηματικών συναλλαγών. Αυτές περιλαμβάνουν εντολές παραλαβής (πράξεις αποδοχής) υλικών. πράξεις αποδοχής και διάθεσης παγίων περιουσιακών στοιχείων· έγγραφα σχετικά με την αποδοχή κατασκευασμένων προϊόντων από εργάτες κ.λπ. Τα εκτελεστικά έγγραφα υπογράφονται από πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για την εκτέλεση επιχειρηματικών εργασιών και για την ορθότητα της εκτέλεσής τους στα έγγραφα, για παράδειγμα, διευθυντές καταστημάτων, διαχειριστές αποθήκης (αποθηκάριους), εργοδηγούς κ.λπ.

Σε συνδυασμότα έγγραφα είναι διοικητικά και εκτελεστικά. Αυτές περιλαμβάνουν: εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών. καταστάσεις μισθοδοσίας για την πληρωμή μισθών στους υπαλλήλους της επιχείρησης · προκαταρκτικές αναφορές υπόλογων (αποσπασμένων) προσώπων κ.λπ.

Λογιστικά έγγραφασυντάσσονται στην περίπτωση που δεν υπάρχουν άλλα έγγραφα καταγραφής επιχειρηματικών συναλλαγών ή κατά τη σύνοψη και επεξεργασία εκτελεστικών και διοικητικών εγγράφων. Αυτά περιλαμβάνουν πιστοποιητικά, καταστάσεις διανομής, υπολογισμούς αποθεματικών, οικονομικές καταστάσεις κ.λπ.

Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται στη λογιστική χωρίζονται επίσης σε εφάπαξ και σωρευτικά.

Μια φοράΤα κύρια έγγραφα τεκμηριώνουν κάθε επιχειρηματική συναλλαγή και συντάσσονται σε ένα βήμα.

Σωρευτικόςτα έγγραφα καταρτίζονται για μια ορισμένη περίοδο μέσω της σταδιακής συσσώρευσης ομοιογενών επιχειρηματικών συναλλαγών. Στο τέλος της περιόδου, αυτά τα έγγραφα υπολογίζουν τα αποτελέσματα για τους αντίστοιχους δείκτες. Παραδείγματα συσσωρευτικών εγγράφων είναι οι εντολές εργασίας δύο εβδομάδων, μηνιαίες, κάρτες ορίων για την αποδέσμευση υλικών από τις αποθήκες επιχειρήσεων κ.λπ. Τα συσσωρευτικά έγγραφα αποτελούν στοιχείο του πρώτου σταδίου συστηματοποίησης και γενίκευσης των λογιστικών πληροφοριών.

Ενοποίηση και τυποποίηση εγγράφων.Επί του παρόντος, χρησιμοποιούνται ενοποιημένες, εξειδικευμένες και μεμονωμένες μορφές πρωτογενών εγγράφων. Τα ενοποιημένα έγγραφα είναι τυποποιημένα έγγραφα που έχουν εγκριθεί με τον προβλεπόμενο τρόπο και προορίζονται για την καταχώριση ομοιογενών συναλλαγών σε οργανισμούς με διαφορετικές μορφές ιδιοκτησίας και διαφορετικά χαρακτηριστικά του κλάδου.

Στις ενοποιημένες μορφές πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης (εκτός από τα έντυπα για την καταγραφή συναλλαγών σε μετρητά), ο οργανισμός μπορεί, εάν είναι απαραίτητο, να εισαγάγει πρόσθετες λεπτομέρειες. Δεν επιτρέπεται η εξαίρεση μεμονωμένων στοιχείων από ενοποιημένες φόρμες.

Οι αλλαγές που γίνονται πρέπει να τεκμηριώνονται στο σχετικό οργανωτικό και διοικητικό έγγραφο του οργανισμού. Τα τυποποιημένα ενιαία πρωτογενή έγγραφα εκδίδονται σε άλμπουμ, στα οποία διαμορφώνονται στο πλαίσιο ομοιογενών λογιστικών ενοτήτων και έχουν το δικό τους διακριτικό αριθμό.

Οι ενοποιημένες μορφές πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης για τη λογιστική των παγίων ισχύουν για νομικά πρόσωπα όλων των μορφών ιδιοκτησίας που δραστηριοποιούνται στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας (με εξαίρεση τους πιστωτικούς οργανισμούς και τα δημοσιονομικά ιδρύματα).

Τα έντυπα παρέχουν ζώνες κωδικοποίησης πληροφοριών, οι οποίες συμπληρώνονται σύμφωνα με όλους τους ρωσικούς ταξινομητές:

τεκμηρίωση διαχείρισης - OKUD.

επιχειρήσεις και οργανισμοί - OKPO;

παγίων - ΟΚΟΦ.

Εάν είναι απαραίτητο, για να συστηματοποιήσετε περαιτέρω τους δείκτες για την αυτοματοποιημένη επεξεργασία δεδομένων, μπορείτε να εισαγάγετε πρόσθετους κωδικούς σύμφωνα με το σύστημα κωδικοποίησης που έχει υιοθετήσει ο οργανισμός.

Κατά την παραγωγή κενών προϊόντων με βάση ενοποιημένες μορφές πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης, επιτρέπεται η πραγματοποίηση αλλαγών όσον αφορά την επέκταση και τη στένωση στηλών και την προσθήκη γραμμών (συμπεριλαμβανομένων των ελεύθερων) και χαλαρών φύλλων για τη διευκόλυνση της τοποθέτησης και επεξεργασίας των απαραίτητων πληροφοριών. Ο φορέας υλικού του εγγράφου μπορεί να είναι ένα λογιστικό έντυπο ή ένας μαγνητικός δίσκος, ανάλογα με το αν οι λογιστικές πληροφορίες καταγράφονται σε χαρτί ή σε μαγνητικά μέσα.

Η εισαγωγή ενοποιημένων μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης σε οργανισμούς στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας ως στοιχείο λογιστικής πολιτικής πραγματοποιείται από την αρχή του οικονομικού έτους και πρέπει να επισημοποιηθεί από το σχετικό οργανωτικό και διοικητικό έγγραφο του οργανισμού.

Τα διατομεακά ενοποιημένα τυποποιημένα έντυπα είναι διατομεακής φύσης και χρησιμοποιούνται από όλους τους οργανισμούς. Εγκρίνονται με ψηφίσματα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Τα τυπικά ενοποιημένα έντυπα βιομηχανίας είναι εξειδικευμένες μορφές εγγράφων που προορίζονται για χρήση από οργανισμούς σε ορισμένους κλάδους. Έτσι, επί του παρόντος έχουν αναπτυχθεί και εγκριθεί τυποποιημένα έντυπα από την Κρατική Στατιστική Επιτροπή για την καταγραφή: εμπορικές πράξεις.

δραστηριότητες σε δημόσιους οργανισμούς εστίασης· διακανονισμοί μετρητών με τον πληθυσμό που χρησιμοποιεί ταμειακές μηχανές·

κεφαλαιουχικές κατασκευές και επισκευές και κατασκευαστικές εργασίες·

λειτουργία κατασκευαστικών μηχανημάτων και μηχανισμών·

δραστηριότητες στις οδικές μεταφορές·

γεωργικά προϊόντα και πρώτες ύλες.

Μεμονωμένες μορφές πρωτογενών λογιστικών εγγράφων αναπτύσσονται και χρησιμοποιούνται σε έναν οργανισμό που έχει συγκεκριμένες λειτουργίες που είναι εγγενείς μόνο σε μία μόνο περίπτωση. Τέτοιες μορφές εγγράφων πρέπει επίσης να περιέχουν υποχρεωτικές λεπτομέρειες και να εγκρίνονται με τη σειρά των λογιστικών πολιτικών του οργανισμού.

Η τυποποίηση των εγγράφων είναι η δημιουργία ομοιόμορφων μεγεθών μορφών παρόμοιων εγγράφων σύμφωνα με την απόφαση της Κρατικής Επιτροπής Τυποποίησης και Μετρολογίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 3ης Μαρτίου 2003 αριθ. πρότυπο της Ρωσικής Ομοσπονδίας».

Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων σύμφωνα με το GOST 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης» τέθηκε σε ισχύ την 1η Ιουλίου 2003.

Από την 1η Ιανουαρίου 2013, τα έντυπα πρωτογενών λογιστικών εγγράφων που περιέχονται σε λευκώματα ενιαίων μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης δεν είναι υποχρεωτικά για χρήση. Ταυτόχρονα, οι μορφές εγγράφων που χρησιμοποιούνται ως κύρια λογιστικά έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί από εξουσιοδοτημένους φορείς σύμφωνα με και βάσει άλλων ομοσπονδιακών νόμων (για παράδειγμα, έγγραφα μετρητών) εξακολουθούν να είναι υποχρεωτικές για χρήση.

Κατάσταση και προοπτικές για την εφαρμογή της «λογιστικής χωρίς χαρτί».Υπήρχαν πάντα προσπάθειες αυτοματοποίησης της λογιστικής - άβακας, προσθήκη μηχανημάτων, αριθμομηχανών και, τέλος, υπολογιστών με προγράμματα σχεδιασμένα αποκλειστικά για λογιστική. Εάν χρησιμοποιείτε σωστά και αποτελεσματικά τις σύγχρονες τεχνολογίες υπολογιστών, η λογιστική σε έναν οργανισμό μπορεί να μεταφερθεί σε ένα εντελώς νέο επίπεδο: αποθηκεύστε έντυπα έγγραφα σε ένα αρχείο και εργαστείτε αποκλειστικά με τα ηλεκτρονικά τους αντίγραφα.

Σύμφωνα με το νόμο «Περί Λογιστικής», τα πρωτογενή έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον πέντε χρόνια. Τα κύρια λογιστικά έγγραφα, τα λογιστικά μητρώα, οι λογιστικές (οικονομικές) καταστάσεις και οι εκθέσεις ελέγχου υπόκεινται σε αποθήκευση από οργανισμούς για περιόδους που καθορίζονται σύμφωνα με τους κανόνες για την οργάνωση κρατικών αρχειακών υποθέσεων, αλλά όχι λιγότερο από πέντε χρόνια μετά το έτος αναφοράς. Τα έγγραφα λογιστικής πολιτικής, τα πρότυπα μιας οικονομικής οντότητας, άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την οργάνωση και τη διατήρηση της λογιστικής, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων που διασφαλίζουν την αναπαραγωγή ηλεκτρονικών εγγράφων, καθώς και την επαλήθευση της γνησιότητας μιας ηλεκτρονικής υπογραφής, υπόκεινται σε αποθήκευση τουλάχιστον για πέντε χρόνια μετά το έτος κατά το οποίο χρησιμοποιήθηκαν για την προετοιμασία λογιστικών (οικονομικών) καταστάσεων για τελευταία φορά.

Είναι δύσκολο να μεταφερθεί πλήρως η λογιστική σε τεχνολογία χωρίς χαρτί με σάρωση όλων των πρωτογενών εγγράφων, καθώς πολλά έγγραφα προηγούμενων ετών πρέπει να ψηφιοποιηθούν, ηλεκτρονικές υπογραφές προσώπων που μπορούν να επιβεβαιώσουν τη γνησιότητα των εγγράφων, ειδικά προγράμματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και άλλα προετοιμάσου. Ως εκ τούτου, η μετάβαση στη «λογιστική χωρίς χαρτί» θα είναι σταδιακή, καθώς λήγει η περίοδος αποθήκευσης για έντυπα έγγραφα.

Έχουν ήδη γίνει πολλά για τη μείωση της κυκλοφορίας εγγράφων σε χαρτί. Για παράδειγμα, μεταφορά αποδείξεων και τιμολογίων σε προμηθευτές και πελάτες. Η τρέχουσα λογιστική πρακτική περιλαμβάνει την παραγωγή εγγράφων πρώτα στην αποθήκη (τιμολόγιο), μετά στο λογιστήριο (τιμολόγια, τιμολόγια), συλλογή υπογραφών, αποστολή με ταχυδρομείο ή κούριερ.

Η τεχνολογία υπολογιστών μπορεί να επιταχύνει σημαντικά την όλη διαδικασία. Ο αποθηκάριος θα συμπληρώσει ηλεκτρονικά το έγγραφο (τιμολόγιο, πιστοποιητικό παράδοσης ή αποδοχή), θα το καταχωρήσει στο πρόγραμμα, ο λογιστής θα συντάξει ένα τιμολόγιο, θα του βάλει ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή και θα το στείλει στον παραλήπτη. Ένα πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων υπολογιστή μπορεί να διαμορφωθεί για να ελέγχει τις πληρωμές, τόσο ως προς το χρόνο όσο και ως προς τον όγκο.

Όλα αυτά σας επιτρέπουν να μειώσετε τον όγκο των εγγράφων σε χαρτί και να διευκολύνετε την εύρεση των απαραίτητων πληροφοριών.

Απαιτήσεις και παραδοχές στη λογιστική.

Όταν επιλέγουν λογιστικές μεθόδους σε έναν οργανισμό, καθοδηγούνται από τις ακόλουθες παραδοχές και απαιτήσεις.

Οι υποθέσεις περιλαμβάνουν:

1. Περιουσιακή απομόνωση του οργανισμού, δηλ. η περιουσία και οι υποχρεώσεις του οργανισμού υπάρχουν χωριστά από την περιουσία και τις υποχρεώσεις του ιδιοκτήτη.

2. Συνέχεια των δραστηριοτήτων του οργανισμού, δηλ. ο οργανισμός θα συνεχίσει να λειτουργεί για το άμεσο μέλλον και δεν έχει καμία πρόθεση ή ανάγκη να ρευστοποιήσει ή να μειώσει σημαντικά τις δραστηριότητές του.

3. Η σειρά εφαρμογής των λογιστικών πολιτικών από το ένα έτος αναφοράς στο άλλο.

4. Προσωρινή βεβαιότητα των γεγονότων οικονομικής δραστηριότητας, δηλ. Τα γεγονότα της οικονομικής δραστηριότητας σχετίζονται με την περίοδο αναφοράς (και, ως εκ τούτου, αντικατοπτρίζονται στα λογιστικά αρχεία) στην οποία έλαβαν χώρα, ανεξάρτητα από το χρόνο λήψης των κεφαλαίων που σχετίζονται με αυτά τα γεγονότα.

Οι απαιτήσεις περιλαμβάνουν:

1. Πληρότητα αντανάκλασης των γεγονότων της οικονομικής δραστηριότητας.

2. Έγκαιρη αντανάκλαση γεγονότων οικονομικής δραστηριότητας.

3. Σύνεση, δηλ. μεγαλύτερη προθυμία αναγνώρισης δαπανών και υποχρεώσεων στη λογιστική παρά πιθανά έσοδα και περιουσιακά στοιχεία, αποφεύγοντας τα κρυφά αποθεματικά.

4. Προτεραιότητα περιεχομένου έναντι της μορφής (δηλαδή αξιολόγηση των γεγονότων της οικονομικής δραστηριότητας όχι τόσο από τη νομική τους μορφή όσο από το οικονομικό τους περιεχόμενο).

5. Συνέπεια, δηλ. ταυτότητα δεδομένων από αναλυτικούς και αντίστοιχους συνθετικούς λογαριασμούς.

6. Ορθολογισμός.

Η τεκμηρίωση των επιχειρηματικών συναλλαγών καθορίζεται από τον Ομοσπονδιακό Νόμο «Περί Λογιστικής», τους Κανονισμούς για τη Λογιστική και τη Χρηματοοικονομική Αναφορά στη Ρωσική Ομοσπονδία.

Το γεγονός μιας επιχειρηματικής συναλλαγής επιβεβαιώνεται από πρωτεύον έγγραφο που συντάσσεται κατά τη στιγμή της συναλλαγής και εάν αυτό δεν είναι δυνατό, αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της. Τα κύρια έγγραφα γίνονται δεκτά για λογιστική εάν καταρτίζονται σύμφωνα με το έντυπο που περιέχεται στα λευκώματα των ενοποιημένων (τυποποιημένων) μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης. Τα έγγραφα, η μορφή των οποίων δεν προβλέπεται στα λευκώματα, μπορούν να εγκριθούν από τον οργανισμό ανεξάρτητα και πρέπει να περιέχουν τις ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

· Τίτλος του εγγράφου.

ημερομηνία σύνταξης·

· όνομα του οργανισμού για λογαριασμό του οποίου συντάχθηκε το έγγραφο.

· ονόματα θέσεων των προσώπων που είναι υπεύθυνα για τη συναλλαγή και την ορθότητα της εκτέλεσής της.

· προσωπικές υπογραφές και τα αντίγραφά τους.

Εάν είναι απαραίτητο, πρόσθετες λεπτομέρειες μπορούν να συμπεριληφθούν στα κύρια έγγραφα. Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται με μέσα που διασφαλίζουν τη διατήρηση των αρχείων για μεγάλο χρονικό διάστημα (μελάνη, στυλό, γραφομηχανή, εκτυπωτής).

Η απώλεια ενός πρωτογενούς εγγράφου ή η εσφαλμένη προετοιμασία του οδηγεί σε παραμόρφωση και ελλιπή αντανάκλαση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, κάτι που είναι απαράδεκτο. Δεδομένου ότι η τεκμηρίωση των επιχειρηματικών συναλλαγών είναι το αρχικό στάδιο της λογιστικής διαδικασίας, η πληρότητα, η επικαιρότητα και η αξιοπιστία της λογιστικής εξαρτάται άμεσα από την ποιότητα της προετοιμασίας των πρωτογενών εγγράφων.

Ταξινόμηση εγγράφων.

Τα έγγραφα που καταγράφουν το γεγονός μιας επιχειρηματικής συναλλαγής ονομάζονται κύρια.

Με βάση τον σκοπό τους, τα κύρια έγγραφα χωρίζονται σε:

· οργανωτική και διοικητική.

αθώωση;

· σε συνδυασμό;

· λογιστικά έγγραφα.

Τα οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα περιέχουν οδηγίες ή άδεια εκτέλεσης μιας πράξης (εντολές, οδηγίες, πληρεξούσια κ.λπ.). Η σύνθεση και οι απαιτήσεις για την εκτέλεση τέτοιων εγγράφων καθορίζονται από το κρατικό πρότυπο της Ρωσίας. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά δεν αντικατοπτρίζονται στα λογιστικά μητρώα.

Δικαιολογητικά επιβεβαιώνουν το γεγονός της συναλλαγής (τιμολόγια, εντολές παραλαβής, προκαταβολές, πιστοποιητικά αποδοχής κ.λπ.). Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά καταχωρούνται στα λογιστικά μητρώα.

Τα συνδυασμένα έγγραφα συνδυάζουν τα χαρακτηριστικά διοικητικών και δικαιολογητικών (μισθοδοσία, ταμειακή εντολή κ.λπ.).

Οι πληροφορίες τους αποτελούν επίσης αντικείμενο λογιστικής.

Τα λογιστικά έγγραφα συμπληρώνονται από λογιστή. Πρόκειται για διάφορα είδη υπολογισμών, πιστοποιητικά, επεξηγηματικές σημειώσεις. Τα στοιχεία αυτών των παραστατικών καταχωρούνται στα λογιστικά μητρώα.

Οι μορφές των πρωτογενών εγγράφων ενοποιούνται και εγκρίνονται από την Κρατική Στατιστική Επιτροπή της Ρωσίας (με εξαίρεση τα έγγραφα σχετικά με τις τραπεζικές εργασίες, τα οποία έχουν δημιουργηθεί από την Τράπεζα της Ρωσίας).

Τα ενοποιημένα πρωτογενή έγγραφα μπορούν να παρουσιαστούν από λογιστικές ενότητες:

· συναλλαγές σε μετρητά (απόδειξη ταμειακής εντολής - KO-1, εξερχόμενη εντολή μετρητών KO-2, ημερολόγιο εγγραφής εισερχόμενων και εξερχόμενων εντολών μετρητών KO-3, κ.λπ.).

· τρεχούμενος λογαριασμός (εντολή πληρωμής - 0401060, αίτηση πληρωμής - 0401061, κ.λπ.)

· υπολογισμοί για τους μισθούς (δελτίο μισθοδοσίας Τ-49, φύλλο μισθοδοσίας Τ-51, προσωπικός λογαριασμός Τ-54, κ.λπ.).

· λογιστική των εμπορευμάτων (πράξη αποδοχής εμπορευμάτων TORG-1, δελτίο αποστολής TORG-11, κ.λπ.).

· και άλλα έγγραφα.

Τα λογιστικά μητρώα πρέπει να τοποθετούνται σε ξεχωριστή ομάδα.

Διάγραμμα ροής εγγράφων και η οργάνωσή του.

Η διαδικασία δημιουργίας, αποδοχής και αντικατοπτρισμού στη λογιστική, καθώς και η αποθήκευση πρωτογενών εγγράφων ορίζεται στον ομοσπονδιακό νόμο "για τη λογιστική".

Τα κύρια έγγραφα που λαμβάνονται από το λογιστήριο υπόκεινται σε υποχρεωτική επαλήθευση:

1. Σύμφωνα με τη φόρμα συμπλήρωσης (πληρότητα και ορθότητα του παραστατικού, συμπλήρωση στοιχείων).

2. Ουσιαστικά (νομιμότητα και σκοπιμότητα των εκτελούμενων πράξεων).

3. Έλεγχος αριθμητικών υπολογισμών.

Μετά την επαλήθευση, το έγγραφο γίνεται δεκτό για λογιστική:

1. Τα έγγραφα ομαδοποιούνται - επιλέγονται ομοιογενή έγγραφα και, εάν είναι απαραίτητο, συντάσσεται συγκεντρωτικό έγγραφο.

2. Διενεργείται φορολογία - υπολογισμός της χρηματικής αξίας των υλικών περιουσιακών στοιχείων που αναφέρονται στα έγγραφα.

3. Πραγματοποιείται εκχώρηση λογαριασμού - καταγραφή αντίστοιχων λογαριασμών για κάθε συναλλαγή που απεικονίζεται στα παραστατικά.

Τα βασικά έγγραφα που έχουν υποστεί επεξεργασία πρέπει να επισημαίνονται ανάλογα.

Για παράδειγμα, οι εντολές μετρητών για τις οποίες έχουν ολοκληρωθεί οι συναλλαγές πρέπει να φέρουν την ένδειξη «Λήφθηκε» ή «Πληρωμή» για να αποκλειστεί η πιθανότητα επαναχρησιμοποίησής τους. Μετά την επεξεργασία των εγγράφων, γίνονται κατάλληλες εγγραφές στα λογιστικά μητρώα και τα ίδια τα έγγραφα, μαζί με τα λογιστικά μητρώα, αποθηκεύονται στο λογιστήριο της επιχείρησης για ένα έτος και στη συνέχεια μεταφέρονται στο αρχείο.

Η κίνηση ενός εγγράφου από τη στιγμή που συντάσσεται ή από τη στιγμή που λαμβάνεται από τον οργανισμό μέχρι την κατάθεσή του στο αρχείο ονομάζεται ροή εγγράφων.Και προκειμένου η ροή εγγράφων να είναι βέλτιστη για την επιχείρηση, ο επικεφαλής λογιστής αναπτύσσει και καταρτίζει ένα πρόγραμμα ροής εγγράφων, το οποίο εγκρίνεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης.

Το πρόγραμμα ροής εγγράφων αντικατοπτρίζει τις ακόλουθες πληροφορίες:

· ονόματα εγγράφων.

· Κατάλογος καλλιτεχνών.

· προθεσμίες για την παραλαβή των εγγράφων από το λογιστήριο.

· το χρονοδιάγραμμα διεκπεραίωσής τους στο λογιστήριο.

Και νόμιμη καταγραφή παρατηρούμενων αντικειμένων, δηλ. μια μέθοδος πρωταρχικής αντανάκλασης της επιρροής των τετελεσμένων γεγονότων της οικονομικής ζωής στην κατάσταση των αντικειμένων λογιστικής παρατήρησης. Σε αυτό το στάδιο των λογιστικών εργασιών, το οποίο αντιπροσωπεύει το αρχικό στάδιο της συστημικής αντίληψης και καταγραφής μεμονωμένων συναλλαγών (γεγονότων), οι πληροφορίες στα πρωτογενή έγγραφα πρέπει να αντικατοπτρίζονται αξιόπιστα και να έχουν αποδεικτικά στοιχεία. Το λογιστικό παραστατικό πρέπει να συντάσσεται κατά τη στιγμή της επιχειρηματικής συναλλαγής και αν αυτό δεν είναι δυνατό, τότε να συντάσσεται αμέσως μετά το τέλος της επιχειρηματικής συναλλαγής.

Τα έγγραφα διαφέρουν τόσο ως προς τη μορφή όσο και ως προς τους δείκτες που καθορίζουν το περιεχόμενο των συναλλαγών που καταγράφονται σε αυτά. Οι κύριοι δείκτες των εγγράφων που χαρακτηρίζουν την ουσία των λειτουργιών ονομάζονται λεπτομέρειες.

Προϋποθέσειςαντιπροσωπεύουν ένα στοιχείο πληροφοριών που φέρει ένα ανεξάρτητο φορτίο περιεχομένου (για παράδειγμα, τύπος υλικού, μονάδα μέτρησης, κ.λπ.). Οι λεπτομέρειες χωρίζονται σε ποιοτικές λεπτομέρειες (χαρακτηριστικά) και περιεχόμενο (δείκτες). Τα ποιοτικά στοιχεία (χαρακτηριστικά) εμφανίζουν λογιστικά αντικείμενα (για παράδειγμα, όνομα υλικού κ.λπ.). λεπτομέρειες περιεχομένου - χαρακτηριστικά του λογιστικού αντικειμένου (για παράδειγμα, βαθμός, τυπικό μέγεθος υλικού κ.λπ.).

Οι διαφορές στη μορφή και το περιεχόμενο των εγγράφων καθορίζουν τις ιδιαιτερότητες της χρήσης τους στις λογιστικές εργασίες. Επομένως, για να διευκολυνθεί η επεξεργασία των λογιστικών εγγράφων, ομαδοποιούνται (ταξινομούνται) σύμφωνα με ομοιογενή χαρακτηριστικά. Τα κύρια χαρακτηριστικά και η ταξινόμηση των εγγράφων είναι ο σκοπός, ο όγκος των επιχειρηματικών συναλλαγών που αντικατοπτρίζονται (η σειρά σχηματισμού), ο τρόπος χρήσης και ο τόπος προετοιμασίας.

με ραντεβούχωρίζονται σε διανομή. εκτελεστικό (απαλλακτικό); λογιστικά έγγραφα· σε συνδυασμό.

διοικητικόςΟνομάζονται έγγραφα που περιέχουν εντολή ή οδηγία για την πραγματοποίηση οποιασδήποτε επιχειρηματικής συναλλαγής. Αυτά περιλαμβάνουν διάφορες εντολές και γραπτές οδηγίες από τον επικεφαλής του οργανισμού και τους επικεφαλής των δομικών τμημάτων, εξουσιοδοτήσεις για τη λήψη υλικών περιουσιακών στοιχείων για τον οργανισμό, επιταγές για λήψη χρημάτων από την τράπεζα κ.λπ. Τα διοικητικά έγγραφα χρησιμεύουν ως βάση για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής ενέργειας και δεν περιέχουν επιβεβαίωση των γεγονότων των επιχειρηματικών συναλλαγών.

Εκτελεστικό (αθωωτικό)) έγγραφα επιβεβαιώνουν το τετελεσμένο γεγονός. Τέτοια έγγραφα περιλαμβάνουν εντολές παραλαβής για την καταχώριση της παραλαβής υλικών στην αποθήκη, δελτία παράδοσης, διάφορες αποδείξεις που αναφέρουν την παραλαβή τιμαλφών κ.λπ. Τα εκτελεστικά έγγραφα συντάσσονται τη στιγμή των συναλλαγών και αποτελούν τη βάση των λογιστικών αρχείων.

Λογιστικά έγγραφαδεν έχουν ανεξάρτητο νόημα. Καταρτίζονται με βάση διοικητικά και εκτελεστικά (απαλλακτικά) έγγραφα και αποτελούν τεχνικό μέσο συστηματοποίησης λογιστικών αρχείων.

Τα λογιστικά έγγραφα είναι επίσης έγγραφα που συντάσσονται από λογιστή για την προετοιμασία και την απλοποίηση των λογιστικών αρχείων με σκοπό την περαιτέρω χρήση τους στη λογιστική διαδικασία (για παράδειγμα, λογιστικές καταστάσεις, υπολογισμοί κ.λπ.). Τέτοια έγγραφα χρησιμοποιούνται μόνο στο λογιστικό τμήμα αυτού του οργανισμού. Το περιεχόμενο και οι μορφές αυτών των εγγράφων εξαρτώνται από τα τεχνικά μέσα που χρησιμοποιούνται στις λογιστικές εργασίες, την ουσία και τον κατάλογο δεικτών συνθετικής και αναλυτικής λογιστικής.

Σε συνδυασμόονομάζονται έγγραφα που συνδυάζουν τα χαρακτηριστικά πολλών τύπων εγγράφων - για παράδειγμα, τα χαρακτηριστικά των διοικητικών εγγράφων για τη διενέργεια επιχειρηματικών συναλλαγών και τα εκτελεστικά έγγραφα που πιστοποιούν το γεγονός της λειτουργίας, για παράδειγμα, απαιτήσεις για την αποδέσμευση υλικών από μια αποθήκη, εντολή εργασίας. Η εντολή χρέωσης μετρητών είναι ταυτόχρονα διοικητικό, εκτελεστικό και λογιστικό έγγραφο. Η χρήση συνδυασμένων εγγράφων στη λογιστική πρακτική είναι πολύ συνηθισμένη.

Κατά την ομαδοποίηση λογιστικών εγγράφων κατ' όγκο αντανακλώμενων επιχειρηματικών συναλλαγών (εντολή σχηματισμού)διάκριση μεταξύ πρωτογενών και συνοπτικών εγγράφων.

Πρωταρχικόςείναι τα έγγραφα που τεκμηριώνουν τα γεγονότα της οικονομικής ζωής τη στιγμή της εμφάνισής τους. Αυτά τα έγγραφα βρίσκονται στην αρχή της τεχνολογικής αλυσίδας της λογιστικής διαδικασίας. Αποτελούν τη βάση της πρωτογενούς λογιστικής, επειδή το γεγονός της οικονομικής ζωής καταγράφεται στο πρωτογενές έγγραφο μέσω προκαταρκτικής παρατήρησης και μέτρησης. Τα κύρια περιλαμβάνουν τα περισσότερα από τα λογιστικά έγγραφα που επισημοποιούν τις επιχειρηματικές συναλλαγές (για παράδειγμα, αποδείξεις μετρητών και χρεωστικές εντολές, πράξεις παραλαβής, τιμολόγια κ.λπ.).

Συνοπτικά έγγραφακαταγράψτε στοιχεία για τα γεγονότα της οικονομικής ζωής από πολλά πρωτογενή έγγραφα. Η χρήση ενοποιημένων εγγράφων συνδέεται με την ανάγκη να συνοψιστούν δεδομένα από πρωτεύοντα έγγραφα και να ληφθούν συγκεντρωτικοί δείκτες ή να ληφθούν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τις επιχειρηματικές συναλλαγές που καταγράφονται και να αντικατοπτρίζονται λογιστικά στις κατάλληλες ενότητες. Ένα παράδειγμα συνοπτικού εγγράφου θα μπορούσε να είναι οι εκθέσεις ταμείου (αναφορές μετρητών), οι οποίες συνοψίζουν πληροφορίες σχετικά με εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών και έγγραφα που επισυνάπτονται σε αυτές. εκθέσεις εμπορευμάτων που συντάσσονται με βάση πρωτογενή έγγραφα σχετικά με την παραλαβή και τη δαπάνη υλικών περιουσιακών στοιχείων κ.λπ.

Τα βασικά και συνοπτικά λογιστικά έγγραφα μπορούν να συνταχθούν τόσο σε χαρτί όσο και σε μέσα υπολογιστή. Εάν ένα έγγραφο συντάσσεται σε μέσα υπολογιστή, τότε πρέπει να προετοιμαστεί ταυτόχρονα ένα αντίγραφό του σε χαρτί. Αυτή η προϋπόθεση ισχύει επίσης εάν υπάρχει απαίτηση από τις υπηρεσίες επιβολής του νόμου και τις αρχές να ασκούν έλεγχο σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.

Με τον τρόπο χρήσηςτα έγγραφα χωρίζονται σε εφάπαξ και σωρευτικά.

Μια φοράΤα έγγραφα που χρησιμοποιούνται μόνο για εφάπαξ εγγραφή και αντανάκλαση επιχειρηματικών συναλλαγών θεωρούνται: εισπράξεις και δαπάνες μετρητών. απαιτήσεις για την απελευθέρωση υλικών από την αποθήκη κ.λπ.

ΣωρευτικόςΠρόκειται για έγγραφα που χρησιμοποιούνται για επαναλαμβανόμενη καταχώριση και αντανάκλαση ομοιογενών επιχειρηματικών συναλλαγών για μια χρονική περίοδο (για μια εβδομάδα, μια δεκαετία, ένα μήνα): κάρτες ορίων. κάρτες ορίων παραλαβής που χρησιμοποιούνται για την επισημοποίηση της αποδέσμευσης υλικών από την αποθήκη στον ίδιο παραλήπτη - ένα εργαστήριο, μια τοποθεσία παραγωγής. εκθέσεις παραγωγής δύο εβδομάδων κ.λπ. Η χρήση σωρευτικών εγγράφων συμβάλλει στη σημαντική μείωση της τεκμηρίωσης.

Κατά τόπο σύνταξηςτα έγγραφα χωρίζονται σε εξωτερικά και εσωτερικά.

Εξωτερικόςεξετάστε έγγραφα που συντάσσονται εκτός αυτού του οργανισμού, δηλ. έγγραφα που λαμβάνονται από άλλους οργανισμούς: τιμολόγια - αιτήσεις πληρωμής από προμηθευτές. τραπεζικές καταστάσεις για λογαριασμούς τρεχούμενου και ξένου νομίσματος· εκτελεστικά δικαστήρια κ.λπ.

Εσωτερικόςείναι έγγραφα που, ανεξάρτητα από τον σκοπό τους, συντάσσονται σε έναν δεδομένο οργανισμό.

Μόνο τα σωστά εκτελεσμένα έγγραφα (ενοποιημένα ή αναπτυγμένα εντός του οργανισμού) γίνονται δεκτά για λογιστική.

Ενοποιημένοςείναι τυποποιημένα έγγραφα εγκεκριμένα με τον προβλεπόμενο τρόπο και προορίζονται για την καταχώριση ομώνυμων επιχειρηματικών συναλλαγών (ομοιογενή) σε όλες τις επιχειρηματικές οντότητες: εντολές παραλαβής και εξόδων, προκαταβολές, τιμολόγια - αιτήματα πληρωμής κ.λπ. Είναι υποχρεωτικά για χρήση από όλους τους οργανισμούς , ανεξάρτητα από την ιδιοκτησία και το είδος των δραστηριοτήτων των οργανισμών.

Η ενοποίηση των εγγράφων οδηγεί σε εξορθολογισμό της τεκμηρίωσης. Πρέπει να επιλυθεί ταυτόχρονα με την τυποποίηση των εγγράφων, δηλ. ανάπτυξη πανομοιότυπων μεγεθών εντύπων για σχετικά έγγραφα.

Η ενοποίηση των μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης έχει μεγάλη σημασία για τη βελτίωση της λογιστικής, καθώς θεσπίζει και ενοποιεί ενιαίες απαιτήσεις για την τεκμηρίωση των οικονομικών δραστηριοτήτων των οργανισμών. Ενοποιημένες μορφές πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης μπορούν να συνταχθούν σε χαρτί ή μέσα υπολογιστή. Η κυβέρνηση της Ρωσικής Ομοσπονδίας, με την απόφαση της 8ης Ιουλίου 1997 αριθ. και τις ηλεκτρονικές τους εκδόσεις. Τα έγγραφα που συντάσσονται με αυτοματοποιημένη μέθοδο απαιτούν ειδική επιβεβαίωση των ληφθέντων δεδομένων, η οποία επιτυγχάνεται με την εκτύπωση αντιγράφων εγγράφων σε χαρτί και την υπογραφή επίσημων υπογραφών που προβλέπονται στα σχετικά έντυπα εγγράφων. Η νομική απόδειξη ενός εγγράφου που αποθηκεύεται, υποβάλλεται σε επεξεργασία και μεταδίδεται με τη χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων πληροφοριών και τηλεπικοινωνιών μπορεί επίσης να επιβεβαιωθεί με ηλεκτρονική ψηφιακή (κωδική) υπογραφή σύμφωνα με την ισχύουσα διαδικασία. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, όταν έγγραφα, η μορφή των οποίων δεν παρουσιάζεται σε άλμπουμ ενιαίων μορφών, αποκτούν νομικά αποδεικτικά στοιχεία παρουσία των υποχρεωτικών στοιχείων που καθορίζονται από τον ομοσπονδιακό νόμο "για τη λογιστική".

Κατά την τεκμηρίωση των επιχειρηματικών συναλλαγών, τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται σε καλή ποιότητα και να περιέχουν αξιόπιστα δεδομένα για τον όγκο και το χρονοδιάγραμμα των επιχειρηματικών συναλλαγών. Οι υπάλληλοι που υπέγραψαν το έγγραφο είναι υπεύθυνοι για την ακρίβεια των δεδομένων.

Τα έγγραφα πρέπει να συμπληρώνονται καθαρά, καθαρά, με μελάνι ή με τεχνικά μέσα. Δεν επιτρέπουν διαγραφές ή μη εξουσιοδοτημένες μεθόδους διόρθωσης γραπτών δεδομένων. Τα λάθη που γίνονται στα έγγραφα πρέπει να διορθώνονται διαγράφοντας το λανθασμένο κείμενο ή αριθμό με μία γραμμή, έτσι ώστε να είναι δυνατή η ανάγνωση των διορθωμένων δεδομένων και των σωστών δεδομένων που γράφτηκαν παραπάνω. Η διόρθωση του λάθους πρέπει να συμφωνηθεί και να επιβεβαιωθεί με την υπογραφή των προσώπων που υπογράφουν το έγγραφο, αναφέροντας την ημερομηνία που έγινε η διόρθωση. Σε μια σειρά εγγράφων (τραπεζικά, μετρητά) δεν επιτρέπονται διορθώσεις. Η εγγραφή τους ρυθμίζεται από τη Διαδικασία για τη διενέργεια συναλλαγών σε μετρητά στη Ρωσική Ομοσπονδία. εγκεκριμένο από την Κεντρική Τράπεζα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (CBRF). Έτσι, στα λογιστικά έγγραφα για την παραλαβή και την έκδοση χρημάτων, το ποσό αναγράφεται όχι μόνο με αριθμούς, αλλά και με λέξεις και η εγγραφή ξεκινά με κεφαλαίο γράμμα για αποφυγή προσθηκών. Αυτή η διαδικασία ισχύει επίσης για λογιστικά έγγραφα για την αποδέσμευση ουσιωδών περιουσιακών στοιχείων.

Καθιερώνεται ειδικός έλεγχος για την έκδοση ορισμένων λογιστικών εγγράφων με τη συμπλήρωση θυρίδων επιταγών, αποδείξεων παραγγελιών και έκδοση αντιγράφων εγγράφων. Ο έλεγχος αυτός διενεργείται για να αποτραπεί η διάπραξη εσφαλμένων και παράνομων συναλλαγών και να αποτραπούν, ει δυνατόν, περιπτώσεις υπεξαίρεσης, κλοπών και άλλων καταχρήσεων από υπαλλήλους.

Για να διασφαλιστεί ότι τα ίδια έγγραφα δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν δύο φορές, ορισμένα από αυτά υπόκεινται σε ακύρωση, για παράδειγμα, εντολές μετρητών, εξουσιοδοτήσεις κ.λπ. ημερομηνία. Η σφραγίδα «Επιστρέφεται» τερματίζει την ισχύ όλων των τραπεζικών εγγράφων, καθώς και των λογιστικών εγγράφων που σχετίζονται με τον υπολογισμό και την πληρωμή των μισθών.

Τα λογιστικά έγγραφα που συντάσσονται με τον προβλεπόμενο τρόπο μεταφέρονται στο λογιστήριο για περαιτέρω επεξεργασία και προβληματισμό στη λογιστική των πράξεων που εκτελούνται από αυτά. Μετά τη χρήση, τα έγγραφα μεταφέρονται για αποθήκευση στο αρχείο.

Η διαδικασία διακίνησης των λογιστικών εγγράφων από τη στιγμή της εξαγωγής τους (σύνταξη, εμφάνιση), λειτουργική χρήση, λογιστική επεξεργασία, εγγραφή σε λογιστικά μητρώα και μέχρι την παράδοσή τους στο αρχείο για αποθήκευση ονομάζεται ροή εγγράφων.

Η οργάνωση της ροής εγγράφων περιλαμβάνει την ανάπτυξη σχημάτων και χρονοδιαγραμμάτων για την κίνηση των λογιστικών εγγράφων. Τα χρονοδιαγράμματα δημιουργούν μια λίστα εγγράφων που υποδεικνύουν ποιος συντάσσει ποια έγγραφα. σε ποιον και πού μεταφέρεται για έλεγχο, επεξεργασία και ομαδοποίηση.

Έχοντας εισέλθει στο λογιστικό τμήμα, τα λογιστικά έγγραφα υπόκεινται πρώτα απ 'όλα σε επαλήθευση της ουσίας της συναλλαγής και της ορθότητας του εγγράφου.

Ελέγξτε τα πλεονεκτήματα της συναλλαγήςσυνίσταται στον έλεγχο της συμμόρφωσης της πραγματοποιηθείσας συναλλαγής, που τεκμηριώνεται στο έγγραφο, με τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις. Αυτή η επαλήθευση είναι ένα από τα πιο σημαντικά μέσα ελέγχου από τους λογιστές ως προς τη συμμόρφωση με τη νομιμότητα και την οικονομική σκοπιμότητα των συναλλαγών που εκτελούνται.

Στο έλεγχος της ορθότητας των εγγράφωνκαθορίστε εάν το έγγραφο συντάσσεται με την προβλεπόμενη φόρμα, εάν όλα τα στοιχεία του έχουν συμπληρωθεί σωστά, εάν τηρούνται οι κανόνες για τη διόρθωση σφαλμάτων στο έγγραφο, η γνησιότητα των υπογραφών των υπαλλήλων κ.λπ. Τα έγγραφα που συντάχθηκαν κατά παράβαση των καθιερωμένων κανόνων επιστρέφονται για περαιτέρω επεξεργασία.

Μετά την επαλήθευση, τα λογιστικά έγγραφα γίνονται δεκτά από το λογιστήριο για λογιστική επεξεργασία. Σκοπός αυτής της επεξεργασίας είναι η προετοιμασία εγγράφων για περαιτέρω εγγραφές σε λογιστικά μητρώα. Κατάλογος έργων που απαρτίζουν επεξεργασία λογιστικών εγγράφων,καθορίζεται από το περιεχόμενο και τον όγκο των συναλλαγών που αντικατοπτρίζονται στα έγγραφα. Αν τα παραστατικά που έλαβε το λογιστήριο δεν περιέχουν χρηματικό μέτρο, τότε πρώτα τιμολογούνται ή φορολογούνται, δηλ. πολλαπλασιάζοντας τους αντίστοιχους ποσοτικούς δείκτες με την τιμή. Εάν είναι απαραίτητο να συστηματοποιηθούν και να συσσωρευτούν δεδομένα που περιέχονται σε λογιστικά έγγραφα, τα έγγραφα ομαδοποιούνται σύμφωνα με το οικονομικό περιεχόμενο των επιχειρηματικών συναλλαγών που αντικατοπτρίζονται σε αυτά με τη σύνταξη ομαδοποιημένων και σωρευτικών καταστάσεων. Το επόμενο στάδιο της λογιστικής επεξεργασίας των λογιστικών εγγράφων είναι το δικό τους εκχώρηση λογαριασμού), δηλ. ένδειξη των αντίστοιχων λογαριασμών στους οποίους πρέπει να γίνονται αρχεία επιχειρηματικών συναλλαγών που τεκμηριώνονται από αυτά τα έγγραφα.

Η χρήση τεχνολογίας υπολογιστών και λογισμικού καθιστά δυνατή τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, τα κύρια έγγραφα δεν τοποθετούνται σε αρχεία και καταλόγους, αλλά (κατ' αναλογία με τα συνηθισμένα έγγραφα) σε ηλεκτρονικούς φακέλους, ράφια, ντουλάπια και ενότητες. Για τη γρήγορη εύρεση των απαραίτητων εγγράφων, χρησιμοποιείται ένα ειδικό σύστημα αναζήτησης, τα σημεία ελέγχου του οποίου είναι η ημερομηνία σύνταξης του εγγράφου, λέξεις-κλειδιά, όνομα του οργανισμού και άλλες παράμετροι.

Τα χρησιμοποιημένα έγγραφα παραδίδονται στο αρχείο για αποθήκευση. Τα έγγραφα στο αρχείο χρησιμεύουν ως βάση για ελέγχους εγγράφων οργανισμών, ελέγχους, χρησιμοποιούνται ως νομικά στοιχεία κατά την επίλυση αμφιλεγόμενων υποθέσεων με διάφορους οργανισμούς και άτομα, καθώς και για διάφορα πιστοποιητικά. Από αυτή την άποψη, η αποθήκευση των εγγράφων πρέπει να οργανωθεί κατά τέτοιο τρόπο ώστε να διασφαλίζεται η ασφάλεια και η ταχύτητα ανάκτησής τους.

Τα πλήρως επεξεργασμένα έγγραφα αποθηκεύονται μέχρι το τέλος του έτους αναφοράς στο λογιστικό αρχείο και στη συνέχεια μεταφέρονται στο αρχείο του οργανισμού. Για την κατάθεση στο αρχείο, τα λογιστικά έγγραφα ταξινομούνται με χρονολογική σειρά, σε χωριστούς φακέλους ανά είδος συναλλαγής (συναλλαγές σε μετρητά, συναλλαγές σε τρεχούμενους λογαριασμούς κ.λπ.). Η μεταφορά των εγγράφων στο αρχείο καταχωρείται σε ειδικό βιβλίο αρχείου.

Στο αρχείο του οργανισμού, τα λογιστικά έγγραφα αποθηκεύονται για ένα χρονικό διάστημα. που ιδρύθηκε από την Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Αρχείων. Η ελάχιστη περίοδος αποθήκευσης για τα λογιστικά έγγραφα στο αρχείο του οργανισμού είναι 5 χρόνια. Για μεμονωμένα έγγραφα, καθορίζονται άλλες περίοδοι αποθήκευσης. Για παράδειγμα, οι προσωπικοί λογαριασμοί των εργαζομένων ενός οργανισμού πρέπει να διατηρούνται για 75 χρόνια, τα πληρεξούσια για τη λήψη κεφαλαίων και τα είδη απογραφής - για 3 χρόνια κ.λπ.

Μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης, ιδιαίτερα σημαντικά έγγραφα παραδίδονται στο τοπικό Κρατικό Αρχείο και τα υπόλοιπα καταστρέφονται. Η μεταφορά εγγράφων στα Αρχεία του Κράτους σημειώνεται στο βιβλίο αρχείου με αναφορά στα έγγραφα που πιστοποιούν τη μεταφορά αυτή.

Η κατάσχεση πρωτογενών εγγράφων από έναν οργανισμό επιτρέπεται μόνο από τα όργανα έρευνας, προανάκρισης, εισαγγελίας και δικαστηρίων και τη φορολογική επιθεώρηση βάσει απόφασης αυτών των οργάνων σύμφωνα με την ισχύουσα ρωσική ποινική δικονομική νομοθεσία. Η κατάσχεση εγγράφων τεκμηριώνεται σε πρωτόκολλο, αντίγραφο του οποίου παραδίδεται στον επικεφαλής του οργανισμού και στον προϊστάμενο λογιστή έναντι απόδειξης. Ο αρχιλογιστής ή άλλος υπάλληλος έχει το δικαίωμα, με την άδεια και παρουσία εκπροσώπων των αρχών που διενεργούν την κατάσχεση εγγράφων, να δημιουργήσει αντίγραφα των εγγράφων που αναφέρουν τον λόγο και την ημερομηνία κατάσχεσης.

Σε περίπτωση απώλειας ή καταστροφής λογιστικών εγγράφων, ο επικεφαλής του οργανισμού διορίζει μια επιτροπή για τη διερεύνηση των αιτιών της απώλειας ή της καταστροφής των εγγράφων. Όπου απαιτείται, εκπρόσωποι των ανακριτικών αρχών καλούνται να συμμετάσχουν στις εργασίες της επιτροπής. ασφάλειας και Κρατικής Πυροσβεστικής Εποπτείας, η οποία καθορίζεται στην εντολή. Τα αποτελέσματα των εργασιών της επιτροπής τεκμηριώνονται σε πράξη που εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού.

ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΔΡΑΣΕΩΝ

Ένα έγγραφο στη λογιστική είναι ένα γραπτό πιστοποιητικό μιας ολοκληρωμένης επιχειρηματικής συναλλαγής με όλες τις επακόλουθες συνέπειες - νομικές και υλικές.

Λογιστικό έγγραφο είναι κάθε πληροφοριακό μέσο με τη βοήθεια του οποίου οι επιχειρηματικές συναλλαγές καταγράφονται σε έναν δεδομένο οργανισμό σε οποιαδήποτε τοποθεσία παραγωγής.

Τα λογιστικά έγγραφα καταγράφουν όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές και με τη σειρά με την οποία πραγματοποιούνται στην παραγωγή. Έτσι διασφαλίζεται η συνεχής και συνεχής λογιστική όλων των λογιστικών αντικειμένων της επιχείρησης. Αυτά τα λογιστικά αρχεία χρησιμοποιούνται για τον τρέχοντα έλεγχο και τη λειτουργική διαχείριση των οικονομικών δραστηριοτήτων του οργανισμού, τον έλεγχο της ασφάλειας της περιουσίας (έγγραφα επιβεβαιώνουν την οικονομική ευθύνη των εργαζομένων για τις αξίες που τους εμπιστεύονται). Επιπλέον, αυτά τα λογιστικά έγγραφα χρησιμεύουν για τον έλεγχο της ορθότητας και της νομιμότητας των επιχειρηματικών συναλλαγών κατά τη διάρκεια των ελέγχων.

Η μορφή του εγγράφου καθορίζεται από ένα σύνολο δεικτών και ο αριθμός των δεικτών εξαρτάται από το περιεχόμενο της επιχειρηματικής συναλλαγής. Τα βασικά στοιχεία προσδιορίζονται, δηλαδή υποχρεωτικά για κάθε λογιστικό έγγραφο. Δίνουν στο έγγραφο αποδεικτική αξία.

Οι κύριες λεπτομέρειες περιλαμβάνουν το όνομα του εγγράφου και το όνομα του οργανισμού για λογαριασμό του οποίου συντάχθηκε το έγγραφο. ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου· το περιεχόμενο της συναλλαγής που αντικατοπτρίζει το έγγραφο· μέτρα σε φυσικούς και νομισματικούς όρους· τα ονόματα των θέσεων των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για μια συγκεκριμένη επιχειρηματική λειτουργία και τις προσωπικές τους υπογραφές. Ο κατάλογος των προσώπων που δικαιούνται να πραγματοποιούν επιχειρηματικές συναλλαγές με την προετοιμασία των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων συμφωνείται με τον επικεφαλής λογιστή και εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού.

Τα βασικά έγγραφα συντάσσονται κατά τη στιγμή της επιχειρηματικής συναλλαγής ή, εάν αυτό δεν είναι δυνατό, αμέσως μετά την ολοκλήρωση της συναλλαγής. Την ευθύνη για την έγκαιρη και σωστή εκτέλεση των εγγράφων, για την ακρίβεια των στοιχείων που περιέχονται σε αυτά, έχουν τα πρόσωπα που συνέταξαν και υπέγραψαν αυτά τα έγγραφα.

Η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει πρόγραμμα ροής εγγράφων που να ρυθμίζει την έγκαιρη και αξιόπιστη δημιουργία πρωτογενών παραστατικών, καθώς και τη μεταφορά τους εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου για προβληματισμό στη λογιστική.

Οι μορφές λογιστικών εγγράφων αναπτύσσονται κεντρικά. Στη χώρα μας ενοποιούνται κάθε μορφής ταμειακά έγγραφα, τραπεζικά έγγραφα κ.λπ.. Πρέπει να χρησιμοποιούνται ενιαίες μορφές πρωτογενών εγγράφων χωρίς καμία αλλαγή.

Η τυποποίηση των εγγράφων (τυπικά μεγέθη εντύπων) είναι επίσης σημαντική.

Τα έγγραφα συντάσσονται σε καθιερωμένα έντυπα· πρέπει να συμπληρωθούν λεπτομέρειες. Εάν δεν συμπληρωθούν στοιχεία, ο χώρος που έχει διατεθεί για αυτά διαγράφεται.

Τα έγγραφα συμπληρώνονται με μελάνι, με στυλό, σε μηχανές γραφής και μέτρησης και εκτυπωτές. Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται τακτοποιημένα, το κείμενο και οι αριθμοί πρέπει να είναι γραμμένα καθαρά και ευανάγνωστα και το χρηματικό ποσό να αναφέρεται με αριθμούς και λέξεις.

Τα λάθη στα λογιστικά αρχεία δεν διορθώνονται με διαγραφές. Μια λανθασμένη καταχώριση διαγράφεται με μία γραμμή, ώστε να διαβαστεί ό,τι έχει διαγραφεί και, στη συνέχεια, προστίθενται οι σωστές πληροφορίες από πάνω. Σε αυτή την περίπτωση, η διόρθωση καθορίζεται συγκεκριμένα. Το κείμενο της ρήτρας έχει ως εξής: «Ό,τι γράφεται για να διορθωθεί ένα λάθος (νέο κείμενο ή ποσό) πρέπει να γίνει πιστευτό». Ακολουθεί η υπογραφή του προσώπου που έκανε τη διόρθωση και αναγράφεται η ημερομηνία της διόρθωσης.

Δεν επιτρέπονται διορθώσεις σε χρηματικά έγγραφα (για παράδειγμα, αποδείξεις μετρητών και χρεωστικές εντολές).

Τα έγγραφα που λαμβάνονται από το λογιστήριο πρέπει να ελέγχονται: σύμφωνα με το έντυπο, καθορίζεται ο απαιτούμενος αριθμός συμπληρωμένων στοιχείων, η παρουσία υπογραφών και η σαφήνεια συμπλήρωσης του εγγράφου. Στη συνέχεια πραγματοποιείται αριθμητικός έλεγχος: προσδιορίζεται η ορθότητα των υπολογισμών. Στη συνέχεια, ελέγχουν το έγγραφο επί της ουσίας του: ελέγξουν τη νομιμότητα της επιχειρηματικής συναλλαγής.

Μετά από αυτούς τους ελέγχους, τα έγγραφα υπόκεινται σε λογιστική επεξεργασία, που σημαίνει τιμολόγηση, ομαδοποίηση και σήμανση.

Η αποτίμηση (φορολόγηση) των εγγράφων είναι μια νομισματική εκτίμηση των υλικών περιουσιακών στοιχείων που αναφέρονται στο έγγραφο. Ομαδοποίηση εγγράφων είναι η επιλογή ομοιογενών εγγράφων προκειμένου να γίνουν εγγραφές με γενικά αποτελέσματα. Σήμανση (εκχώρηση λογαριασμού) είναι ο προσδιορισμός και η καταγραφή των αντίστοιχων λογαριασμών για κάθε επιχειρηματική συναλλαγή.

Μετά τη σήμανση, τα δεδομένα για τις επιχειρηματικές συναλλαγές καταγράφονται σε συνθετικούς και αναλυτικούς λογαριασμούς και τα ίδια τα έγγραφα αρχειοθετούνται. Αυτή η διαδικασία διέλευσης εγγράφων από τη στιγμή της έκδοσης έως την κατάθεση ονομάζεται ροή εγγράφων.

Όλα τα λογιστικά έγγραφα υπόκεινται σε υποχρεωτική αποθήκευση, η περίοδος της οποίας καθορίζεται από το Κύριο Αρχειακό Τμήμα. Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες, τα περισσότερα πρωτογενή έγγραφα και βοηθητικά λογιστικά μητρώα (λογαριασμοί, καταστάσεις, περιοδικά) αποθηκεύονται για 3 χρόνια, οι εκθέσεις και το Γενικό Καθολικό - 5 χρόνια, οι προσωπικοί λογαριασμοί των εργαζομένων της επιχείρησης - 75 χρόνια.

Κατά την αποθήκευση, η κατάσχεση πρωτογενών εγγράφων από οργανισμό επιτρέπεται μόνο σε ανακριτικά, προανακριτικά και εισαγγελικά όργανα, δικαστήρια και φορολογικές επιθεωρήσεις σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία. Η κατάσχεση τεκμηριώνεται σε πρωτόκολλο, αντίγραφο του οποίου παραδίδεται στον επικεφαλής του οργανισμού ή στον προϊστάμενο λογιστή έναντι απόδειξης. Ο επικεφαλής λογιστής (άλλος υπάλληλος), με την άδεια και παρουσία εκπροσώπων των αρχών που διενεργούν την κατάσχεση εγγράφων, μπορεί να δημιουργήσει αντίγραφα των κατασχεθέντων εγγράφων αναφέροντας τη βάση και την ημερομηνία.

Εάν λείπουν πρωτεύοντα έγγραφα, ο επικεφαλής του οργανισμού διορίζει μια επιτροπή για να διερευνήσει τους λόγους της απώλειας. Τα αποτελέσματα των εργασιών της επιτροπής τεκμηριώνονται σε πράξη με έγκριση του επικεφαλής της επιχείρησης.

Στη Ρωσική Ομοσπονδία, όλα τα κύρια έγγραφα, τα λογιστικά έγγραφα και οι αναφορές πρέπει να συντάσσονται στα ρωσικά. (Σε κοινοπραξίες, κατόπιν αιτήματος ξένου επενδυτή, μπορεί να συνταχθεί σε ξένη γλώσσα, αλλά απαιτείται διαγραμμική μετάφραση.)